Frequently Asked Question

Wie konfiguriert man den Rechnungsleser?
Last Updated 7 months ago

Für den Rechnungsleser müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:

  1. Konfiguration des Dokumenttypvorschlags: Im Dokumenttyp-Editor muss für den Dokumenttyp Rechnung der Dokumenttyp-Vorschlag konfiguriert werden. Im Menü unter Dokumenttyp -> Konfiguration Dokumenttyp-Vorschlag werden in einer Liste auf den Dokumenttyp zutreffende reguläre Ausdrücke eingegeben. Wenn einer der hier angegebenen regulären Ausdrücke mit dem Volltext eines Dokuments matcht, wird der Dokumenttyp bei der Rechnungserkennung automatisch ausgewählt.
  2. Im Dokumenttyp Rechnung muss ein Lieferantenlookup definiert werden: Dazu wird der Gruppe des Lieferanten eine Suchtabelle zugeordnet, die außer dem Lieferantennamen noch eindeutige Spalten wie Steuernummer, Umsatzsteuer ID oder IBAN ohne Leerzeichen enthält.
  3. Für die Lieferantenerkennung werden in der Konfiguration unter ACSupplierSearchTextColumns die Suchtext-Spalten für den Lieferanten-Lookup angegeben. Diese kommagetrennte Liste der Namen von Spalten der Lieferanten-Lookup-Tabelle enthalten die Suchtexte für die Lieferantensuche. Beim ersten Auftreten eines Belegs eines Lieferanten werden die Positionen dieser Suchtexte auf dem Beleg ermittelt und ab diesem Zeitpunkt für die Lieferantenerkennung verwendet. Unter ACSupplierProposalRegularExpressions werden reguläre Ausdrücke für den Lieferantenvorschlag in der Reihenfolge der Suchtext-Spalten für den Lieferanten-Lookup eingegeben. Diese Ausdrücke werden zum Auffinden von passenden Werten im Volltext verwendet. Pro Spalte wird eine Zeile eingegeben. Um eine Spalte von der Suche auszunehmen wird die Zeile leer gelassen.Beispiele für die Umsatzsteuer-ID: (DE[\d]{9}), Steuernummer: ([/\d]{10,13}), IBAN: [\w]{2}[\d]{17,20}
  4. In der Konfiguration werden folgende Einstellungen für die automatische Rechnungserkennung festgelegt.
    Ist ein Feld der automatischen Rechnungserkennung nicht im Dokumenttyp definiert, wird kein Eintrag aus der Feldliste ausgewählt.
    Unter InvoiceRecognitionDokumentType wird der Name des Dokumenttyps für die Rechnungserkennung festgelegt. In diesem Dokumenttyp muss auch ein Dokumenttypvorschlag konfiguriert sein. Der in der Gruppe mit dem Lieferantenfeld festgelegte Lookup wird für die Lieferantenerkennung verwendet.
    Unter InvoiceRecognitionNumberField wird der Feldname für das Feld Rechnungsnummer aus den Feldern des Dokumenttyps ausgewählt.
    Unter InvoiceRecognitionDateField wird der Feldname für das Feld Rechnungsdatum aus den Feldern des Dokumenttyps ausgewählt.
    Unter InvoiceRecognitionTotalAmountField wird der Feldname für das Feld Gesamtbetrag aus den Feldern des Dokumenttyps ausgewählt.
    Unter InvoiceRecognitionNetAmountWithoutVatField wird der Feldname für das Feld Nettobetrag mit einer Mehrwertsteuer von 0 % aus den Feldern des Dokumenttyps ausgewählt.
    Unter InvoiceRecognitionTaxRates werden die Steuersätze für die automatische Rechnungserkennung in Prozent angegeben. Die Werte werden als kommagetrennte Liste mit Punkten als Dezimaltrennzeichen eingegeben. Beispiel: 7,19
    Unter InvoiceRecognitionVatAmountFields werden die Feldnamen der Mehrwertsteuerbeträge für jeden Steuersatz als kommagetrennte Liste eingegeben. Die Anzahl der Felder sollte der Anzahl der Steuersätze entsprechen.
    Unter InvoiceRecognitionNetAmountFields werden die Feldnamen der Nettobeträge für jeden Steuersatz als kommagetrennte Liste eingegeben. Die Anzahl der Felder sollte der Anzahl der Steuersätze entprechen.
    Unter InvoiceRecognitionDeliveryDateField wird der Feldname für das Feld Lieferdatum aus den Feldern des Dokumenttyps ausgewählt.
    Unter InvoiceRecognitionDueDateField wird der Feldname für das Feld Fälligkeitsdatum aus den Feldern des Dokumenttyps ausgewählt.
    Unter InvoiceDateMaxAge Hier wird das maximale Alter des Rechnungsdatums in Tagen festgelegt. Die Anzahl von Tagen wird vom aktuellen Datum abgezogen. Liegt dieses Datum nach dem gefundenen Rechnungsdatum der Rechnungserkennung, wird dieses Rechnungsdatum nicht verwendet. Bei einem Wert von 0 wird die Prüfung nicht durchgeführt.

Ablauf des AutoClick Rechnungslesers beim Lesen neuer, noch nicht trainierter Rechnungen:

  1. Zuerst wird mit einem AutoClick READ immer geprüft, ob das Dokument bereits trainiert ist.Für alle Dokumente, die bereits trainiert sind und mit beliebigem Dokumenttyp (Rechnung oder andere) gelesen werden, endet die Rechnungslesung hier.
  2. Mit den regulären Ausdrücken des Dokumenttypvorschlag des in der Einstellung InvoiceRecognitionDocumentType konfigurierten Dokumenttyps wird geprüft, ob das aktuelle Dokument als Rechnung in Frage kommt. Falls nein, endet die Rechnungslesung hier.
  3. Mit den im Lieferantenvorschlag in der Einstellung ACSupplierProposalRegularExpressions angegebenen regulären Ausdrücken wird im Volltext des Dokuments nach Werten zur eindeutigen Identifizierung von Lieferanten gesucht.
    Mit jedem Match der regulären Ausdrücke wird eine Lookup über die entsprechende Spalte der Lieferanten-Lookup-Datenbank ausgeführt. Sobald ein eindeutiger Treffer gefunden wird, ist der Lieferant für das Dokument gefunden und in der Trainingsdatenbank wird ein Training zu diesem Lieferant angelegt.
  4. Mit Hilfe der regulären Ausdrücke des Dokumenttypvorschlags wird für das Dokument ein Dokumenttyptraining angelegt.
  5. Zuletzt wird für jedes der in den Einstellungen InvoiceRecognitionNumberField, InvoiceRecognitionDateField, InvoiceRecognitionTotalAmountField, InvoiceRecognitionNetAmountWithoutVatField, InvoiceRecognitionNetAmountFields, InvoiceRecognitionVatAmountFields, InvoiceRecognitionDeliveryDateField und InvoiceRecognitionDueDateField angegebene Feld ein Feldtraining angelegt, wenn das Feld auf dem Dokument gefunden wird.

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